Promulgada no fim de 2023, a reforma tributária estabelece mudanças como o fim de cinco tributos (ICMS, ISS, IPI, PIS e Cofins) e a instituição de um imposto único federal (Contribuição sobre Bens e Serviços — CBS) e estadual/municipal (Imposto sobre Bens e Serviços — IBS). De 2026 a 2033, será feita a transição gradual no sistema tributário brasileiro.

Como explica a Agência Senado, no ano que vem, haverá o início dos testes do CBS e o IBS. As empresas terão que emitir, na nota fiscal, um valor destacado do que seria equivalente a 0,9% de CBS sobre o produto vendido e 0,1% de IBS. O montante arrecadado será compensado com o valor devido de PIS e COFINS, conforme divulgado pela Receita Federal.

Para Yvon Gaillard, cofundador e CEO da Dootax (empresa especializada em soluções fiscais), trata-se de um momento decisivo também para a adaptação das companhias. Embora os valores recolhidos sejam simbólicos nessa fase, as empresas já serão obrigadas a adaptar seus sistemas para a nova lógica de escrituração e emissão de documentos fiscais, um processo que se estenderá até 2033.

Gaillard acredita que o planejamento orçamentário para 2026 será um dos mais estratégicos dos últimos anos para as empresas brasileiras. "A discussão não é mais ‘se’ a empresa deve investir em tecnologia, mas ‘como’ ela garantirá a agilidade para navegar no ambiente regulatório", alerta o executivo.

De acordo com o profissional, um dos erros mais críticos no planejamento é subestimar os tributos. "Os impostos, taxas e contribuições representam um gasto significativo e devem ser cuidadosamente analisados. Erros no pagamento de tributos custam caro em multas e juros. É recomendado, inclusive, incluir projetos de automação fiscal no planejamento para mitigar esses riscos", afirma. "Nesse contexto, a reforma intensifica esse risco, tornando o provisionamento de verba para tecnologia fiscal uma obrigação, não uma opção", completa o especialista.

A proximidade do início da transição da reforma tributária exigirá que os departamentos fiscais reavaliem custos e priorizem investimentos em tecnologia para garantir a conformidade, a segurança e a agilidade operacional, afirma Gaillard.

Nesse cenário, o especialista avalia que a dependência de processos manuais se tornará um gargalo insustentável. A complexidade da transição, somada ao ambiente tributário que já é desafiador, torna a automação fiscal uma necessidade estratégica, ressalta ele. Empresas que não provisionarem recursos para a atualização tecnológica em seus orçamentos podem enfrentar riscos de erros, multas e perda de competitividade.

De acordo com um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) referente a dados de 2019, nas autuações federais houve 30.624 autos de infração para pessoas jurídicas, totalizando R$ 190,4 bilhões. Já nas autuações estaduais (ICMS) o número foi de 192.035 autos de infração, somando R$ 69,5 bilhões.

"A automação faz o trabalho repetitivo para que seu time interno possa fazer o trabalho inteligente. Você para de usar consultores caros para apagar incêndios e passa a ter uma equipe estratégica em casa. O conhecimento fica na empresa, não na mão de terceiros. Ignorar a automação agora é ter custos muito maiores com erros e ineficiência no futuro próximo", diz o CEO da Dootax.

Para exemplificar uma aplicação prática da automação, Gaillard cita a Robotic Transaction Automation (RTA), uma tecnologia proprietária da Dootax. Ela funciona como um robô que executa transações fiscais repetitivas, sendo o motor por trás de soluções como o Pagamento de Tributos, que automatiza o recolhimento de guias, garantindo mais precisão e eficiência para as áreas financeira e fiscal.

"Para atravessar a reforma, a tecnologia não pode ser engessada. Primeiro, ela precisa ser flexível e em nuvem para se adaptar às regras sem depender de projetos demorados de tecnologia da informação (TI). Segundo, deve ter integração total com o ERP [um sistema de software de gestão] da empresa, para que a informação flua sem gargalos. E, por último, tem que ser especialista no Brasil. Soluções genéricas simplesmente não darão conta do recado", conclui.

Para saber mais, basta acessar o site da Dootax: https://dootax.com.br/